Jawność obrad komisji rewizyjnej a prywatność radnych, co wolno w protokole?

Zasada jawności to nie wybór, lecz obowiązek

Na wstępie wskazuję, że zgodnie z art. 11b ustawy o samorządzie gminnym (u.s.g.):

1. Działalność organów gminy jest jawna. Ograniczenia jawności mogą wynikać wyłącznie z ustaw.
2. Jawność działania organów gminy obejmuje w szczególności prawo obywateli do uzyskiwania informacji, wstępu na sesje rady gminy i posiedzenia jej komisji, a także dostępu do dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych, w tym protokołów posiedzeń organów gminy i komisji rady gminy.
3. Zasady dostępu do dokumentów i korzystania z nich określa statut gminy.

Jawność działania organów gminy stanowi realizację określonego w art. 61 Konstytucji prawa dostępu do informacji publicznej. Jak czytamy w ust. 1: Obywatel ma prawo do uzyskiwania informacji o działalności organów władzy publicznej oraz osób pełniących funkcje publiczne (…).

Jak dokumentować posiedzenia komisji rady gminy?

Jawność działania organów gminy obejmuje w szczególności prawo obywateli do uzyskiwania informacji, wstępu na sesje rady gminy i posiedzenia jej komisji (które są wewnętrznymi organami rady gminy), a także dostępu do dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych, w tym protokołów posiedzeń organów gminy i komisji rady gminy (art. 11b ust. 2). Wyliczenie zawarte w art. 11b ust. 2 jest wyliczeniem przykładowym, o czym świadczy użyty przez ustawodawcę zwrot „w szczególności”. Jak zwrócił uwagę Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku w wyroku z 4.03.2020 r., II SA/Gd 585/19: Jawność działania organów gminy obejmuje w szczególności prawo obywateli do uzyskiwania informacji, wstępu na sesje rady gminy i posiedzenia jej komisji, a także dostępu do dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych, w tym protokołów posiedzeń organów gminy i komisji rady gminy. Jawnością tą objęte jest także prawo obywateli do uzyskiwania informacji o stanowisku, jakie poszczególni radni zajmowali w głosowaniach w istotnych dla mieszkańców gminy kwestiach. Należy podkreślić, że informacje wskazane w art. 11b ust. 2 stanowią informację publiczną w rozumieniu przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Niestety obecnie przepisy prawa w Polsce nie precyzują dostatecznie kwestii sporządzania dokumentacji posiedzeń organów jednostek samorządu terytorialnego. Co jednak istotne, zgodnie z art. 11b ust. 2 u.s.g. obywatele mają także prawo dostępu do dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych, w tym protokołów posiedzeń organów gminy i komisji rady gminy. Również ta kwestia znalazła uregulowanie w przepisach ustawy o dostępie do informacji publicznej, zgodnie bowiem z jej art. 19 kolegialne organy władzy publicznej pochodzące z powszechnych wyborów i ich kolegialne organy pomocnicze (w tym komisje rady gminy) zobowiązane są do sporządzania i udostępniania protokołów lub stenogramów ich obrad, chyba że sporządzają i udostępniają materiały audiowizualne lub teleinformatyczne rejestrujące w pełni te obrady.

Kiedy można mówić o tajności posiedzenia?

Odpowiadając zaś na zadane pytania wskazuję, że:

1. Protokół powinien odzwierciedlać stan przebiegu posiedzenia komisji. Jeżeli radny ma uwagi do protokołu, powinien zgłosić je w formie zastrzeżeń, a nie zmuszać Pana do dokonywania zmian niezgodnie z rzeczywistym przebiegiem obrad.
2. Nie ma podstaw, aby informacji, których jawności nie wyłącza żaden szczególny przepis, nie umieszczać w protokole.
3. Co do zasady, obrady komisji są jawne. Wyłącznie w sytuacji, gdy następuje wyłączenie jawności posiedzenia przez przepisy szczególne, np.: tajemnica bankowa, tajemnica skarbowa, tajemnica przedsiębiorstwa, dane chronione przez RODO, może nastąpić utajnienie obrad.

Źródła:

1. Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. - Dz.U. 1997 nr 78 poz. 483
2. Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym - Dz.U. 1990 nr 16 poz. 95
3. Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej - Dz.U. 2001 nr 112 poz. 1198